Muchas empresas están sacándole provecho a la tecnología y un ejemplo es el uso de comprobante de pago electrónico. En este caso nos estaremos refiriendo a la planilla que llevan internamente las empresas para hacerle pagos a sus trabajadores cada quincena.
El hecho que tu negocio sea pequeño, no significa que no puedas establecer una estructura para que tus procesos sean digitales. Al contrario, si eres un emprendedor que está iniciando un negocio, lo ideal es que establezcas la metodología de los procesos en cada departamento. Cuando hablamos de departamentos nos referimos al área contable, legal, recursos humanos, mercadeo, administrativo, financiero, entre otros.
EMPRENDEDOR: recuerda que ahora eres un empresario. Que el tamaño de tu empresa no limite tu mente.
El cálculo y elaboración de comprobantes de pago le corresponde al departamento de recursos humanos o en algunos casos al administrativo. Dependerá de la cantidad de colaboradores de la empresa. En otros casos, se busca a un tercero que ofrezca este servicio.
Usualmente lo que las empresas hacen es imprimir un comprobante. En este documento se refleja el cálculo de la quincena para que el colaborador lo firma. Así le quede constancia tanto a la empresa como al colaborador.
El papel está siendo reemplazado poco a poco por documentos digitales. El comprobante de pago quincenal es uno de esos documentos. Un ejemplo de esa evolución es que algunas empresas forzadas por la pandemia, han tenido que hacer uso de esta modalidad.
De hecho, ya existen algunas empresas que utilizan este formato. Es decir, que sí es factible para las empresas tanto MIPYMES y gran empresa hacerlo. Es cuestión de implementar un nuevo sistema.
Para aprender un poco más de esta modalidad y sus beneficios veamos algunos puntos relevantes.
- DEFINICIÓN
El comprobante de pago electrónico es el documento que se le entrega al trabajador junto con el pago. La diferencia es que la empresa te enviará un documento digital y no te lo entregará impreso.
Las empresas que usan este sistema usualmente envían al correo del colaborador este documento. Así tiene acceso ilimitado de esta información.
Hay algunos programas de la contabilidad en la nube que están integrando este servicio. Hay otros que solo tienen funciones administrativas en las que se incluye el formato para estos comprobantes. El comprobante de pago electrónico debe contener la siguiente información:
- El cálculo del salario del colaborador por sus horas trabajadas.
- Todos los datos de la empresa.
- Datos del colaborador.
- Si las hay, deducciones y bonificaciones que se le hace al colaborador.
Este tipo de comprobantes no solo aplica para los pagos quincenales. También para comprobantes de liquidaciones si se termina la relación laboral entre empresa y colaborador.
2. BENEFICIOS
Al igual que la facturación electrónica y la contabilidad en la nube, el comprobante de pago electrónico, planilla electrónica o nómina electrónica como es conocido en otros países, tiene grandes ventajas tanto para pequeños como grandes empresas tales como:
- La automatización de este proceso en tu empresa. Estos programas ya tienen un formato en donde solo debes hacer cambios mínimos de manera mensual por temas de cálculos.
- Ahorras tiempo y dinero. Una vez se tiene la información para el cálculo de la planilla, se programa el envío del comprobante al correo del colaborador. Adicional el pago en caso que sea por ACH o depósito a tarjeta clave.
Ya no es necesario que el colaborador vaya a una oficina para conocer esta información. Ni tampoco utilizar personal para entregar comprobantes impresos. Ahorras dinero ya que no tienes que gastar tinta ni papel para este proceso.
- Ahorras espacio. Al no tener comprobantes impresos, no necesitas destinar un espacio físico. La información la tienes en formato digital almacenada en un servidor remoto o en tu computadora. Usualmente el grupo de la MIPYME busca locales pequeños en donde operan y tienen un espacio para temas administrativos. Tener mas información en formato digital significa menos espacio físico para almacenar documentos.
- Seguridad: cuando tenemos documentos impresos se corre el riego de traspapelar o incluso perder. Por eso otra de las ventajas de manejar este tema de forma digital es que será mucho más rápido encontrar algún comprobante de pago. Tienes la seguridad que la información está almacenada de forma digital.
Hace poco la Controlaría de la República de Panamá indicó que más de 300 mil servidores públicos y jubilados tendrán acceso a este tipo de comprobante que reemplaza el impreso. Este comprobante debe contener algunas especificaciones entre las que se encuentra un código QR.
En el caso de las empresas privadas, al no ser un formato obligatorio, cada una puede utilizar la modalidad que le sea más conveniente con un formato de contenido que especifique los datos que establece la normativa laboral.
Es muy probable, que en su momento las entidades que regulan el tema laboral y fiscal tengan que proponer nuevas leyes o modificaciones. De esta forma reglamentar el formato de los comprobantes de pagos electrónicos para que todas las empresas que quieran utilizarlo tengan un mismo formato. Así como sucedió con la factura electrónica.
Los comprobantes de pago electrónicos es uno de los procesos que ya está implementado en otros países. Probablemente Panamá se convertirá en otro mas que adopte y reglamente esta modalidad.
Si tienes dudas sobre el cálculo de planillas, escríbenos. ¡Estamos para orientarte en el proceso!
