La contabilidad organizada es clave para tu empresa

La contabilidad organizada es clave para tu empresa.

La contabilidad no tiene que ser en un dolor de cabeza para tu negocio. Lo ideal es que siempre busques asesoría contable, pero para empezar te daremos algunos consejos que te ayudarán a establecer una estructura inicial en tu sistema contable. Recuerda que la contabilidad no es tu enemiga, por el contrario, es una aliada.

La información que te ofrece una contabilidad organizada te permitirán conocer el estado financiero de la empresa. Debido a esto, la contabilidad organizada es clave para tu empresa. Es por ello que las palabras claves que debes implementar en tu rutina son: orden y organización.

Aquí te dejamos algunos consejos que puedes poner en práctica inicialmente:

• Organiza la documentación generada por la operación de tu negocio 

Esto los puedes hacer diariamente o al menos cada dos días a la semana. Es fundamental que organices los documentos que genera tu empresa. Una forma sencilla de hacerlo es clasificándolos así:

1. Ingresos: Pueden darse dos escenarios: negocios con equipo fiscal y facturación electrónica.

a.1. Aquellos comercios que tienen equipo fiscal, deben emitir su reporte Z diariamente. Este reporte debe ir acompañado de los recibos de venta por TC (aplica para aquellos que tengan punto de venta). Si se recibió pagos a través de una modalidad en línea, también debes agregar los comprobantes de pagos con el reporte de venta del día.

a.2. Aquellos negocios que han decidido implementar la facturación electrónica, tienen el beneficio que toda la información ya está digitalizada. Adicional, esta información está disponible en cualquier momento luego de emitirse la factura.

2. Compras: dependiendo de la naturaleza de la actividad comercial puedes o no tener compras. Hay algunos negocios que requieren compras semanales o incluso diarias. Mientras que hay otros negocios que compran basado en la demanda. En ambos casos debes solicitar factura de TODO lo que se compre ya sea para producir la mercancía o que se compre el producto final.

3. Gastos: todos los negocios generan gastos. Puede que unos más que otros. Cuando se hacen los pagos de esos gastos, la empresa debe exigir una factura que sustente esa transacción.

• Digitalizar las facturas que son de papel

Dependiendo el tipo de papel, las facturas suelen borrarse con el tiempo. Por eso, luego de organizarlas y registrarlas, el siguiente paso es digitalizarlas. Pero, ¿qué significa esto? Esto significa que debes escanearla o tomarle una foto. En los casos que puedas pedir factura electrónica, no dudes en hacerlo. Así como clasificaste los documentos en papel, también debes hacerlo en digital.

1. Crea carpetas para cada rubro: ingresos, gastos, y compras.
2. Los ingresos debes clasificarlos por efectivo y TC (para los que tengan puntos de ventas). Usualmente, los puntos de ventas emiten un reporte diario. Ese reporte junto con la Z deben ser digitalizados.
3. Crea subcategorías: dependiendo tu actividad comercial puedes clasificar por proveedores, clientes, y gastos fijos (salarios, electricidad, internet, entre otros).
4. Si no quieres utilizar el espacio del ordenador, ahora hay múltiples opciones en la nube para guardar información.

Ahora, con la implementación de la facturación electrónica, esta tarea será cada vez menos necesaria.

• No descuides las cuentas por cobrar

Esto aplica para las empresas que trabajan con créditos estableciendo un determinado término según cliente. Enviar unos días antes de la fecha de pago la factura para recordar el compromiso. Si el cliente no puede cumplir con el pago en el tiempo estimado, ofrece formas de pago que sean viables para ambas partes. Antes de ofrecer tus servicios o productos a crédito debes hacer un análisis de tu flujo de caja. Dependiendo de esta información podrás establecer términos que te permitirán controlar tu flujo.

• Conciliación Bancaria

Esta tarea es tediosa porque si no se registra diariamente los ingresos y egresos de la cuenta bancaria, se acumula la información a fin de mes. Lo recomendable es actualizar el libro de banco semanalmente, en caso de que no lo puedan hacer diariamente. Tener esta información actualizada te permite conocer con cuanto dinero cuentas semanalmente o para iniciar el próximo mes. Esto también te ayudará a identificar errores de pagos, ya sean ingresos o egresos que no coincidan con tus facturas.

• Control de inventario 

El inventario es un elemento clave en la empresa. Es sumamente crucial que se establezcan los mecanismos necesarios para controlar el inventario del negocio. De esta forma evitas hacer compras innecesarias e identificas fugas internas. Este control también te permite identificar los productos más vendidos y los que no han tenido salida. De esta forma podrás analizar y decidir si implementas una estrategia para movilizar ese producto o si definitivamente lo conveniente es sacarlo del mercado. Esto aplica tanto para productos como servicios. En el caso de los servicios, no existe un inventario como tal, pero esta información te ayudará, por ejemplo, a cambiar tu estrategia de mercadeo.

• Separa tus finanzas personales de las finanzas de la empresa

No es recomendable sacar dinero en concepto de salario, sin ningún tipo de control. Esto es un error gravísimo que se comete al iniciar un negocio: sacar de la venta diaria un monto fijo. Es muy posible que en ese monto estés tomando parte de lo que debe ser designado para los costos y gastos que deban pagarse en la semana. Teniendo como resultado un descontrol del flujo de la caja.

Recuerda que la contabilidad organizada es clave para tu empresa. Si tu empresa no cuenta con un sistema contable, escríbenos.