La ley 52 de 27 de octubre del 2016, establece la obligación de mantener registros contables de personas jurídicas sin operaciones. La misma sufrió algunas modificaciones implementada por la ley 254 del 2021.
Esta norma ordena llevar registros contables a las personas jurídicas que no realicen operaciones que surtan efectos dentro de la República de Panamá. Estos registros deben ser efectuados basados en la documentación de soporte. Los mismos deben mantenerse en las oficinas de su agente residente en Panamá o en cualquier otro lugar que disponga la administración.
¿Cuánto tiempo debe estar disponible la información?
Los registros contables y la documentación que los sustenta deben estar disponibles por un período no menos a cinco años. Este tiempo se contabiliza a partir del último día del año calendario dentro del cual se perfeccionaron las transacciones correspondientes a esos registros. En el caso de un cese de operaciones, se deberá tomar como referencia el último día del año calendario en que la persona jurídica cambio su estado.
¿Qué sucede si los registros no se encuentran en las oficinas del agente residente?
Si los registros contables y los documentos de soporte no están bajo la custodia del agente residente, las personas naturales responsables de la persona jurídica deberán suministrar por escrito la siguiente información:
- Dirección en donde se encuentran los registros y documentos de soporte.
- La información de contacto de la persona que es custodio de los registros contables y los documentos de soporte.
Si se modifica el domicilio o persona custodio de la información, las personas responsables de la persona jurídica deberá informar al agente residente por escrito y proveer la nueva información en un período no mayor a los quince días hábiles. contados a partir de la fecha de aprobación de la modificación.
¿Qué sucede si no le remiten los registros contables de personas jurídicas sin operaciones?
Si las personas jurídicas no brindan la información en el tiempo estipulado, el agente residente tiene la obligación a renunciar como agente residente de dicha persona jurídica en un período no mayor a diez días hábiles contados a partir de la terminación del plazo. La inscripción de esta renuncia está libre de cualquier pago en el Registro Público de Panamá.
¿Qué pasa si el agente residente no renuncia en el plazo establecido?
En este caso, la autoridad competente lo sancionará con una multa de quinientos balboas y le ordenará al Registro Público la remoción definitiva de dicho agente residente de la persona jurídica. Una vez se realiza este proceso, el agente residente no podrá volver a ser inscrito como tal para esa persona jurídica.
Adicionalmente, una vez removido el agente residente, la persona jurídica no podrá inscribir un nuevo agente residente hasta comunicar a la autoridad competente que la causa de la sanción fue subsanada.
¿Qué registro debe tener el agente residente?
El agente residente debe contar con un registro del lugar donde los registros contables de personas jurídicas sin operaciones en Panamá se encuentren. Este registro debe contar con la siguiente información:
- La razón social de la persona jurídica
- Dirección física en donde se encuentran los registros contables y los documentos de soporte.
- La información general del custodio de esos registros contables y documentos.
¿Qué otra información debe tener el agente residente?
Adicional a los registros contables, el agente residente debe contar con los registros de acciones y accionistas de las sociedades que tengan esa condición en cuanto a su operación a las cuales les presta ese servicio.
¿Quién es la autoridad competente a la que se refiere el párrafo anterior?
La autoridad competente que sancionará y solicitará la remoción es la Dirección General de Ingresos del Ministerio de Economía y Finanzas de la República de Panamá.
¿Cuáles son las personas jurídicas que aplican a esta norma?
Toda sociedad anónima, de responsabilidad limitada, o de cualquier otro tipo, con fines mercantiles, así como las fundaciones de interés privado.
¿Cuáles son las sanciones?
Las personas jurídicas que no cumplan con este mandato serán sancionadas por la autoridad competente con:
- Multas de B/.1000.00.
- Suspensión de los derechos corporativos de la persona jurídica.
¿Cuáles son los registros indispensables de contabilidad?
Toda empresa debe tener un Diario y un Mayor. Adicional, las personas jurídicas deberán contar con un Registro de Actas y un Registro de Acciones o Accionistas.
En el caso de las personas jurídicas que solo sean tenedoras de activos, como por ejemplo bienes inmuebles, los registros que proporcionen deben tener la información del valor de los activos, los ingresos generados por dichos activos, y si tiene pasivos relacionados con los activos.
¿Cuándo se le debe remitir esta información al agente residente?
Los registros deberán ser remitidos anualmente con una fecha tope del treinta de abril de cada año.
Si tienes alguna duda sobre este tema, contáctanos. Nuestro equipo legal te brindará la orientación que necesitas.
