La organización de los documentos de un negocio es una pieza fundamental para la formalización de tu negocio y empezar una contabilidad. Cuando ya tienes un negocio operativo, notarás que te empiezas a llenar de papeles referente a las transacciones de tu negocio.
Desde el punto de vista de contable, la organización de los documentos de un negocio esta ligada a las principales cuentas al momento de realizar tu registro contable. Dependiendo el tipo de actividad comercial de tu negocio, hay una serie de transacciones que deben ser sustentadas con documentación para su posterior registro. Es aquí donde viene ese proceso de organización de los documentos de un negocio. Hay seis cuentas madres que mencionaremos en este artículo, OJO no todos los negocios van a generar documentos que apliquen a esas seis cuentas madres.
Las principales cuentas son:
Los activos son todos los bienes tangibles e intangibles con los que cuenta la empresa. Es decir, todos los recursos que puedan ser utilizados para sus operaciones. Algunos ejemplos de activos son: dinero, inventario, cuentas por cobrar, bienes, entre otros.
Por ejemplo, si tu negocio tiene una cuenta bancaria y generas ventas diarias, ese dinero lo depositarás en la cuenta de tu negocio. El comprobante de ese deposito no puedes desecharlo o perderlo. Debes tener una carpeta que diga “Depósitos Bancarios.” En esa carpeta harás una recopilación de todos los depósitos que realizas cada mes con esos comprobantes que te dan en el banco. De igual forma, si tu negocio tiene una máquina fiscal que genera recibos fiscales, debes sacar tu reporte Z al final del día y recopilarlo en otra carpeta que diga “Facturación – Reportes Z.”
Ahora te preguntarás, ¿Qué importancia tiene esto o cuál es la relación con mis activos? Pues bien, cuando el contador empiece la contabilidad de tu negocio, te solicitara esta documentación. Una subcuenta que es parte de la cuenta madre de activos es la cuenta de “Banco _____,” que puede ser una o mas dependiendo la cantidad de cuentas bancarias que tenga tu negocio. La suma de esos comprobantes mensuales debe coincidir con la suma de la facturación mensual reflejada en los reportes z. No puedes mezclar los comprobantes del banco con tu facturación, ya que pertenecen a cuentas diferentes. Los reportes z son ventas diarias de tu negocio que pertenecen a otra cuenta madre que se llama ingresos.
Los pasivos de tu negocio son todas las deudas y obligaciones que adquiera tu compañía. Los rubros que forman parte del pasivo de tu empresa son, por ejemplo, cuentas por pagar a proveedores, prestamos, etc.
Por ejemplo, debido a la pandemia necesitas liquidez y solicitas un préstamo al banco. Si el banco lo aprueba, ese monto de dinero entra como un activo, sin embargo, queda un pasivo que es el préstamo es decir ese mismo monto que debes regresarle al banco en un período determinado por las partes. Dependiendo la forma de pago, la documentación que se genera de esta transacción puede variar.
Si el banco debita directamente de la cuenta, deberás imprimir o tener en digital en tu carpeta de banco, los estados de cuentas en donde se refleje ese pago para registrarlo como pago a ese préstamo por pagar. Si pagas el préstamo por ventanilla, deberás adjuntar a tu carpeta de banco los comprobantes y especificar que ese pago fue al préstamo # _____. Recuerda que la letra en su totalidad no es parte del pago a ese pasivo, el banco incluye intereses y FECI que deben ser registrados como gastos y no pasivos.
Desde el punto de vista contable, llamamos patrimonio o capital contable al resultado de activos menos pasivos. Un error común es confundir esta cuenta con la cuenta de activos.
Por ejemplo, cuando inicias un negocio es inevitable que aportes un monto x como capital de inversión. Ya sea que deposites el dinero o hagas una transferencia, debe existir constancia de esa transacción para que el contador pueda registrar ese dinero como capital de la empresa. Otro panorama es si por ejemplo deseas asociarte con alguien, y esa persona aporta un monto como capital de inversión. Si tu negocio esta bajo la figura de una persona jurídica, como una sociedad anónima, dependiendo algunos rubros a considerar, al momento de agregar un socio o varios socios a tu negocio, se generarán documentos legales que serán el soporte para el registro contable de ese dinero a la cuenta de patrimonio.
d. Ingresos
Son todas las ganancias que se suman a tu negocio por la venta de productos o servicios. Dependiendo tu actividad comercial y si eres un profesional independiente, podemos clasificar dos tipos de ingresos: los procedentes de la venta de productos y los originados por la prestación de servicios profesionales. En ambos casos la documentación que se puede generar son facturas. La diferencia es que un profesional independiente emite una factura ya sea digital o física y se queda con una copia de la misma. En el caso de un negocio, los que tienen una máquina fiscal, van a generar un reporte Z diario que es el sustento fisico de la facturación de tu negocio al momento de hacer los registros contables de tus ventas como ingresos.
e. Costos
Si tu negocio consiste en ofrecer un producto ya sea que debas elaborarlo o revender, tienes que realizar comprar para abastecer tu inventario. Al momento de realizar las compras para tu negocio debes solicitar la factura fiscal. Con esta información, podrás llevar un control del monto que estas destinando para elaborar o adquirir tu producto. Esa factura debe ser adjuntada a tu carpeta de costos o compras a proveedores para su posterior registro en la cuenta de costos.
f. Gastos
Por último pero no menos importante, tenemos los documentos que catalogamos como gastos. Este es otro tipo de documento que puede generar tu negocio. Cuando tienes que usar dinero de tu negocio para obtener un servicio o producto que requiere tu actividad, pero no ayudará a generar un ingreso, es parte de un gasto.
Por ejemplo, si en tu negocio tienes que contratar un servicio de internet, cable, y teléfono, pero tu negocio es un restaurante, todas las facturas mensuales que te envía el proveedor de ese servicio, debes adjuntarlo a una carpeta que debes nombrar gastos.
Dependiendo la actividad comercial, si es una empresa o profesional independiente, y la frecuencia de movimientos o transacciones son algunos aspectos que debemos tomar en cuenta al momento de ver la organización de documentos de un negocio. Los documentos que genere un arquitecto con un portafolio de clientes no serán los mismos que genere un restaurante. Lo que si tienen en común es que todos los documentos deben ser organizados desde un principio para que exista un orden administrativo en tu empresa y también puedas proporcionarle la información correcta y necesaria al contador para los respectivos registros.
