Una modalidad que se convertirá en una realidad este año es el uso de la factura electrónica en Panamá. Este método alterno tiene como propósito que un gran número de empresas lo implementan de manera voluntaria.
También se ofrecerá una opción para aquellos exceptuados del uso de equipo fiscal que desean facturar electrónicamente.
Hace poco el gobierno nacional publicó una serie de decretos en el que se utilizan términos que pueden ser complejos y difíciles de entender. Por eso en este artículo te hacemos un desglose de los puntos más relevantes que debes conocer.
- DEFINICIÓN
La factura electrónica es un documento legalmente válido. Respalda las operaciones comerciales y contiene los datos de la transacción realizada. Este documento está firmado electrónicamente por el comercio y debidamente autorizado de forma electrónica por las entidades encargadas. En el caso de Panamá es la Dirección General de Ingresos.
2. UN VISTAZO A LA PARTE TÉCNICA
En la reglamentación de la factura electrónica en Panamá se establecen las especificaciones técnicas. Se hace mención de los nuevos elementos que se adicionan para cumplir con la función de transmitir la información a la DGI en tiempo real. Al igual de la forma para enviarle la factura al cliente de forma digital.
Estos son algunos de los elementos nuevos que contemplan en la nueva normativa:
- Dispositivo de transmisión de datos: estará incorporado o se adecuará al equipo fiscal. Esto permitirá la conexión a internet del equipo. De esa forma se puede transmitir la data emitida por el equipo fiscal.
- API: es una interfaz web que permitirá el intercambio entre la DGI y el equipo fiscal.
- El componente de transmisión de datos es la aplicación que permitirá la comunicación directa o indirecta con el equipo fiscal. Para obtener datos reales, así como recibir y transmitir comandos a la DGI.
- El repositorio de datos: es el espacio en donde se almacenará la información de los equipos fiscales.
- PLACEF: es la plataforma de comunicación de equipos fiscales sobre la cual va a funcionar todo el sistema.
Las empresas que son proveedores o fabricantes que desean prestar este servicio, deben ser homologados por la Dirección General de Ingresos y la Autoridad de Innovación Gubernamental. En los decretos emitidos por el Ejecutivo pueden encontrar todas las especificaciones técnicas y obligaciones. Estos documentos se encuentran disponibles en la página web de la DGI.
La DGI estará publicando la lista de los proveedores y fabricantes autorizados. De esta forma el contribuyente tiene la certeza que la empresa que le brindará el servicio está debidamente homologada.
3. CONTRIBUYENTES QUE PUEDEN USAR ESTE MÉTODO
Una de las preguntas más frecuentes es, ¿quiénes pueden utilizar esta modalidad?
Lo primero que debes saber es que esto es un medio alternativo. No es obligatorio que todos los contribuyentes que utilizan un equipo fiscal o aquellos que están exentos migren a la factura electrónica en Panamá. Por el momento, la ley establece que el uso de la factura electrónica es voluntario.
Los contribuyentes que desean implementar la factura electrónica en Panamá deben comunicarse con el distribuidor que les vendió su equipo fiscal. Deben verificar las especificaciones que tiene su equipo fiscal. Determinar si son compatibles con la factura electrónica. No descarten su equipo fiscal sin antes verificar las características del mismo.
Los negocios que deban reemplazar el equipo o comprar algún dispositivo para adecuarlo de manera externa, se les otorgará un crédito fiscal de hasta $400.00. Este crédito se podrá usar para cancelar algún impuesto ante la DGI.
Los negocios que están exceptuados del uso de impresora fiscal pero desean usar la factura electrónica en Panama tendrán como alternativa el facturador gratuito. Desde esta plataforma podrán emitir facturas, nota de débito, nota de crédito, y/o realizar un evento de anulación fácilmente desde su computadora o dispositivo móvil.
4. BENEFICIOS
- Reducción de costos y errores: las empresas reducen el uso de papel, impresiones, y espacio de almacenamiento de documentos (libretas de facturas). Usualmente las facturas en papel de ingresos, gastos, y costos se borran con el tiempo, dificultando el proceso de registro. Esto puede llevarnos a cometer errores sobre los montos o datos de la transacción. Con la factura electrónica, evitarían esta situación.
- Transición a lo digital: el estado brinda a los comercios una opción innovadora y acorde a la transformación digital en la que ya nos encontramos.
- Agilizar el proceso de devolución de impuestos: se busca simplificar el proceso de declaración de impuestos en el futuro. Esto ayudaría a eliminar la presentación de informes y de anexos asociados a declaraciones de impuestos. También simplificará procesos de devolución de impuestos, entre otros.
- Seguridad: esto aplica sobre todo para los negocios que no tienen la obligación del uso de una impresora fiscal. Emitir una factura en una plataforma creada por la DGI les brindará mayor seguridad a los clientes. Los que tengan un equipo fiscal, les brindan seguridad a sus clientes que la factura es válida y única.
- Impulsa el e-commerce: comercios que han habilitado las compras en línea, podrán enviarle la factura de forma inmediata y digital a sus clientes. Agilizando el proceso de compra y ofreciendo un mejor servicio al cliente.
- Amigable con el ambiente: se busca disminuir el uso del papel.
5. CARACTERÍSTICAS Y MANEJO DE LA FACTURA ELECTRÓNICA EN PANAMÁ
Para remitir la factura electrónica una de las opciones es que el cliente le brinde un correo electrónico al comercio.
Si el cliente no quiere brindar su correo, ya que no está obligado, la segunda opción es proceder a entregarle un comprobante auxiliar de factura electrónica. Este comprobante se distinguirá por sus siglas CAFE. Es similar a la factura de papel, pero tiene otros campos tales como:
- El código QR: se usa para escanear con un dispositivo móvil la factura y validar la veracidad de la misma. De igual forma, se puede validar en la página web de la DGI.
- Código de autorización de la DGI: debe tener un código único de factura electrónica que funciona como una llave que la identifica. Eso significa que no puede existir otra factura con ese código.
- Datos generales: debe contener los datos generales de la transacción, datos del contribuyente emisor y del contribuyente receptor, entre otros datos dependiendo el tipo de transacción.
- Descripción del objeto de la transacción: debe especificarse producto o servicio, cantidades, y precio.
- Monto a cancelar: es el monto total a pagar por la transacción. Tiene la opción de un desglose en los casos de descuentos o bonificaciones, retenciones y cuando el pago es a plazos.
- Otros campos que pueden variar su información según el tipo de actividad comercial.
Recuerda que este método de facturación es voluntario por el momento. Los contribuyentes no están obligados a optar por este medio de facturación. Esto quiere decir que los que tienen equipo fiscal y no desean implementar esta modalidad están en su derecho. De igual forma aquellos exceptuados de equipo fiscal que utilizan otros formatos de facturación.
Si tienes alguna duda sobre el sistema de facturación de tu empresa, escríbenos. ¡Estamos para asesorarte en el proceso!
