“5 VERDADES SOBRE LA CONTABILIDAD EN LA NUBE”
Estamos viviendo una transformación digital y la contabilidad no se escapa de esa realidad. Algunas empresas en nuestro país están optando por esta alternativa. Debido a esto, la función del contador ha cambiado y se ha visto en la necesidad de adaptarse para poder brindarle un servicio integral a sus clientes.
Si aún no sabes de qué se trata esta alternativa, aquí te dejamos 5 verdades sobre la contabilidad en la nube que te ayudarán a conocer un poco más sobre el tema.
- Es parte de la transformación digital de las empresas
Cuando nos referimos a contabilidad en la nube, hacemos referencia al proceso. La información puede almacenarse en un servidor de manera remota. Esto permite que el contador pueda tener acceso a ella desde cualquier lugar sin necesidad de ir a la empresa de su cliente.
De igual forma, si el cliente desea conocer un resumen, por ejemplo, de sus ingresos mensuales, no necesita esperar reunirse con el contador para tener acceso a la información. Es importante recalcar que para que esta opción sea viable, ambas partes deben contar con internet.
La contabilidad en la nube es un programa contable como el que se usa de planta. Pero con la diferencia que ese programa está alojado en un servidor de manera remota. Por eso se dice que la información contable está en “la nube.”
- Un sistema más simple y eficiente
Un claro ejemplo de esta ventaja es el uso que le dan los emprendedores o microempresarios. Hay emprendedores que aún no están generando grandes cantidades de transacciones, no tienen conocimiento contable y quieren digitalizar la información.
En este caso, siempre es importante contar con la asesoría de un contador que te pueda orientar sobre temas puntuales como por ejemplo, las cuentas contables que necesitas crear.
¡OJO! Esta opción no aplica para todos los emprendedores. Si luego de revisar la situación de tu empresa, el diagnóstico del contador es que necesitas registros mensuales externos, se puede utilizar el programa de la contabilidad en la nube, pero los registros los debe hacer el contador.
- Acceso fácil a la información en tiempo real
Cuando se tiene un programa en la nube, solo se necesita internet para poder tener acceso a la información. Sin importar dónde se encuentre la persona, ya sea el contador o el empresario. Incluso, hay programas que cuentan con apps para celulares y tabletas. Esto le permite al empresario monitorear la información en tiempo real.
Si la empresa tiene un contador externo haciendo registros en este programa, puedes obtener un informe con los datos actualizados en tiempo real. Por ejemplo, obtener los ingresos de tu empresa.
- Ahorro de dinero y tiempo
Aunque muchos de estos programas cobran una cuota mensual, siempre será más económico almacenar la información de manera digital. A diferencia de comprar un programa que requiere de mantenimiento, actualizaciones, instalaciones más complejas, licencias limitadas a un solo dispositivo, entre otras desventajas.
Adicional al ahorro económico, se ahorra tiempo para obtener informes. Esto aplica tanto para el empresario como para el contador. Se ahorra tiempo de recolectar y enviar documentos al contador y ahorras espacio de almacenamiento en tu negocio.
- Facilita la interacción entre contador y empresario.
Si hay alguna duda o consulta sobre los registros o informes, la comunicación es más sencilla. Ambos tienen acceso a la plataforma para observar la información en tiempo real. Lo que te permite automatizar los procesos centralizando la información, reduciendo errores e intercambio seguro de la información para tomar decisiones basados en datos.
Como mencionamos inicialmente, aunque estos programas son muy amigables para el uso de personas que no necesitan conocimiento contable, es importante que busques la orientación de un profesional idóneo.
Por muy sencilla que sea la plataforma, hay momentos que necesitarás hacer un análisis contable. Si no tienes el conocimiento, puedes cometer errores al momento de hacer los registros. Arreglar esos errores será mucho más costoso a largo plazo, que una asesoría con un contador.
Lo que sí es cierto, es que ahora no es extremadamente caro que un emprendedor pueda tener un sistema contable. Ahora puede hacer uso de las nuevas tecnologías debido a la era digital en la que estamos viviendo.
