La contabilidad en la nube es un término que hace parte de la transformación digital que estamos viviendo. En Panamá, muchas empresas están optando por esta opción. El rol del contador es adaptarse y capacitarse para poder brindarle un servicio integral a sus clientes. Esta opción es cada vez más popular entre los emprendedores que están en el mundo del e-commerce.
En la actualidad, nosotros ya contamos con clientes a los que le brindamos una contabilidad externa utilizando la tecnología de la nube. Pero para aquellos que aún no están familiarizados con el tema, le dejamos algunos datos relevantes sobre la definición, beneficios, y opciones de programas contables.
1. DEFINICIÓN
Cuando nos referimos a contabilidad en la nube, hacemos referencia al proceso. La forma tradicional es que el contador externo busque toda la documentación a la empresa. Para luego ingresarla en un programa contable, y luego devolverle los documentos a su cliente. Para que el cliente pueda conocer la información, debe solicitarle a su contador los informes mensualmente.
Hoy en día, esta información puede almacenarse en un servidor de manera remota. Esto permite que el contador pueda tener acceso a ella desde cualquier lugar sin necesidad de ir a la empresa de su cliente.
De igual forma, si el cliente desea conocer un resumen, por ejemplo, de sus ingresos mensuales, no necesita esperar reunirse con el contador para tener acceso a la información. Es importante recalcar que para que esta opción sea viable, ambas partes deben contar con internet.
La contabilidad en la nube es un programa contable como el que se usa de planta. Pero con la diferencia que ese programa está alojado en un servidor de manera remota. Por eso se dice que la información contable está en “la nube.”
2. BENEFICIOS
- Cuando tu empresa utiliza esta herramienta como parte de la metodología de trabajo, te permite tener un sistema más simple y eficiente. Por ejemplo, hay emprendedores que aún no están generando grandes cantidades de transacciones, no tienen conocimiento contable y quieren digitalizar la información.
En este caso, siempre es importante contar con la asesoría de un contador que te pueda orientar sobre temas puntuales como por ejemplo, las cuentas contables que necesitas crear.
Si la situación de tu empresa no requiere que el contador registre mensualmente, una opción que le ofrecemos a nuestros clientes es contratar los servicios de revisión de registros. Entendemos que inicialmente el presupuesto del emprendedor es limitado y por eso le damos esta opción.
¡OJO! Esta opción no aplica para todos los emprendedores. Si luego de revisar la situación de tu empresa, el diagnóstico del contador es que necesitas registros mensuales externos, se puede utilizar el programa de la contabilidad en la nube, pero los registros los debe hacer el contador.
Es por eso que antes de iniciar cualquier registro, es fundamental buscar asesoría de un profesional idóneo para que las bases de tu sistema contable sean sencillas pero certeras.
- Otro beneficio es la accesibilidad. Cuando tenemos un programa en la nube, solo necesitamos internet para poder tener acceso a la información. Sin importar dónde se encuentre la persona, ya sea el contador o el empresario. Incluso, hay programas que cuentan con apps para celulares y tabletas. Esto le permite al empresario monitorear la información en tiempo real.
- La contabilidad en la nube te permite ahorrar dinero y tiempo. Aunque muchos de estos programas te cobran una cuota mensual, siempre será más económico almacenar la información de manera digital. A diferencia de comprar un programa que requiere que le des mantenimiento, actualizaciones, instalaciones más complejas, licencias limitadas a un solo dispositivo, entre otras desventajas.
A parte del ahorro económico, te ahorras tiempo para obtener informes. Esto aplica tanto para el empresario como para el contador. Ahorras tiempo de recolectar y enviar documentos al contador y ahorras espacio de almacenamiento en tu negocio.
- Otro de los beneficios de la contabilidad en la nube que ya mencionamos es que puedes tener acceso a la información en tiempo real. Si tienes un contador externo haciendo registros en este programa, puedes obtener un informe con los datos actualizados en tiempo real. Por ejemplo, obtener los ingresos de tu empresa.
- Por último, uno de los principales beneficios es que facilita la interacción entre contador y empresario. Si hay alguna duda o consulta sobre los registros o informes, la comunicación es más sencilla. Ambos tienen acceso a la plataforma para observar la información en tiempo real. Lo que te permite automatizar los procesos centralizando la información, reduciendo errores e intercambio seguro de la información para tomar decisiones basados en datos.
3. OPCIONES DE PROGRAMAS CONTABLES EN LA NUBE PARA EMPRENDEDORES y MIPYME
En la actualidad existen muchas opciones de programas de contabilidad en la nube, pero queremos mencionarte algunos que son los más comunes o mas utilizados.
- + Alegra:
Esta es una opción ideal para emprendedores y pequeños empresarios. Una de las características que tiene este programa es que cuenta con una plataforma para empresarios y otra para el contador.
La plataforma es sencilla de usar. En caso que el contador trabaje con este programa, puede registrarse en la plataforma de contadores, y solicitar a su cliente que le comparta la información que está generando su negocio.
Este es uno de los programas que tiene la opción de ver la información desde una computadora, tablet o celular.
Tiene una buena reputación en cuanto a seguridad de almacenamiento de la información y ofrecen varios planes que le permite al emprendedor escoger el que se ajuste a su presupuesto.
Aquellos que quieran facturar de manera electrónica, podrán integrar esta modalidad en el programa, cumpliendo con las especificaciones de la ley de la facturación electrónica.
Otra opción para pequeños negocios, independientes, o emprendedores es este programa. Debes pagar una cuota mensual que suele ser accesible. No necesitas comprar ninguna licencia.
Estos precios usualmente están dentro del rango de lo presupuestado por emprendedores y mipymes. Es un sistema fácil de utilizar, ya que solo debes registrarte. No requiere de una instalación.
Este sistema de contabilidad en la nube cuenta con opciones de membresías, según tu necesidad. En este programa, podrás realizar facturas, conciliar cuentas, reportar gastos, generar reportes. Cuenta con opciones muy parecidas a la de Alegra, con algunas diferencias como la integración de equipos fiscales, idioma, y facilidad de uso.
Como puedes ver, estos tres programas son solo algunos ejemplos de los que se encuentran en el mercado. Ofrecen plataformas muy parecidas, pero con algunas diferencias que tendrás que tomar en cuenta al momento de elegir uno. Todo dependerá de la necesidad de tu negocio.
Como mencionamos inicialmente, aunque estos programas son muy amigables para el uso de personas que no necesitan conocimiento contable, es importante que busques la orientación de un profesional idóneo.
Por muy sencilla que sea la plataforma, hay momentos que necesitarás hacer un análisis contable. Si no tienes el conocimiento, puedes cometer errores al momento de hacer los registros. Arreglar esos errores será mucho más costoso a largo plazo, que una asesoría con un contador.
Lo que sí es cierto, es que ahora no es extremadamente caro que un emprendedor pueda tener un sistema contable. Ahora puede hacer uso de las nuevas tecnologías debido a la era digital en la que estamos viviendo.
Si necesitas orientación para iniciar un sistema contable en tu empresa, escríbenos. ¡Estamos para orientarte en el proceso!
