FACTURACIÓN FISCAL EN PANAMÁ

Actualmente, se cuenta con dos tipos de facturación fiscal en Panamá: electrónica y equipo fiscal.

En los dos últimos años la Dirección General de Ingresos ha realizado una serie de modificaciones relacionada con los tipos de facturación fiscal en Panamá.

En este artículo haremos una recopilación de los puntos que debes conocer sobre los tipos de facturación fiscal en Panamá: electrónica y Equipo fiscal.

1. Contribuyentes obligados.

Lo primero que deber verificar es el tipo de facturación fiscal en Panamá que aplica en tu caso. Estos son algunos de los escenarios:

• + Si eres contribuyente antes del 2021: en este caso tienes la opción de escoger cualquiera de las dos opciones.
• +Si eres contribuyente a partir del 2022: si este es tu caso estás obligado a implementar la facturación electrónica. Si tu negocio está ubicado en un sector donde no hay servicio de internet, debes comunicarle esta situación a la DGI para que se aplique una excepción.
• +Si eres proveedor del estado: estás obligado a implementar facturación electrónica.

Según lo que establece la norma, todas las personas naturales y jurídicas residentes en el territorio panameño, registrada ante la Dirección General de Ingresos o no, que lleven a cabo una operación relativa a la transferencia, venta de bienes, o prestación de servicios, están obligados a documentar esas transacciones mediante equipo fiscal autorizado o por medio del Sistema de Facturación Electrónica de Panamá.

2. Nuevas características de los Equipos Fiscales Autorizados

Si estás en el grupo de contribuyentes que puede escoger entre las dos opciones y optaste por mantener el uso de un equipo fiscal, entonces debes tener conectado a tu equipo un dispositivo de comunicación. Algunas de las características de esta nueva modalidad son las siguientes:

• Dispositivo de transmisión de datos:estará incorporado o se adecuará al equipo fiscal. Esto permitirá la conexión a internet del equipo. De esa forma se puede transmitir la data emitida por el equipo fiscal.
• API:es una interfaz web que permitirá el intercambio entre la DGI y el equipo fiscal.
• El componente de transmisión de datos es la aplicación que permitirá la comunicación directa o indirecta con el equipo fiscal. Para obtener datos reales, así como recibir y transmitir comandos a la DGI.
• El repositorio de datos:es el espacio en donde se almacenará la información de los equipos fiscales.
• PLACEF: es la plataforma de comunicación de equipos fiscales sobre la cual va a funcionar todo el sistema.

3. ¿Sabes si tu dispositivo funciona? 

Si el año pasado recibiste un correo por parte de la DGI comunicándote que el equipo fiscal no está transmitiendo la información, es muy posible que no se haya configurado la cuenta en PLACEF, que exista algún problema con el dispositivo de tu equipo, o que no se haya terminado la integración del equipo con el PLACEF. En cualquiera de los casos lo recomendable es comunicarte lo más pronto posible con tu proveedor, ya que no puedes mantener ese estatus ante la DGI.

Las empresas que son proveedores o fabricantes que desean prestar este servicio, deben ser homologados por la Dirección General de Ingresos y la Autoridad de Innovación Gubernamental. En los decretos emitidos por el Ejecutivo pueden encontrar todas las especificaciones técnicas y obligaciones. Estos documentos se encuentran disponibles en la página web de la DGI.

La DGI también tiene publicada la lista de los proveedores y fabricantes autorizados. De esta forma, el contribuyente tiene la certeza que la empresa que le brindará el servicio está debidamente homologada.

4. Sanciones por no actualizar tu dispositivo

Si te decidiste por esta opción y aún no has implementado este dispositivo de comunicación, puedes ser sancionado por la DGI con una multa desde B/.1000.00 hasta B/.15,000.00 según sea el caso. Incluso en caso de reincidencia, se podrá establecer el cierre del establecimiento de dos a diez días.

5. Datos generales de la Facturación Electrónica en Panamá

Si estás en el grupo obligado a usar este método o voluntariamente decidiste optar por esta opción, aquí te resumimos los datos más relevantes.

+¿Qué es la facturación electrónica?

La factura electrónica es un documento legalmente válido. Respalda las operaciones comerciales y contiene los datos de la transacción realizada. Este documento está firmado electrónicamente por el comercio y debidamente autorizado de forma electrónica por las entidades encargadas. En el caso de Panamá es la Dirección General de Ingresos.

+¿Cuáles son las opciones?

Actualmente, existen dos modalidades de facturación electrónica. La primera es la del facturador gratuito y la segunda es con un proveedor autorizado.

6. ¿Cómo solicito la facturación electrónica?

Hoy en día solicitar este método de facturación es muy sencillo. El primer paso es enviar la solicitud de adopción de facturación electrónica en el portal E-tax de la DGI. En ese formulario, deberás escoger la opción de facturación electrónica que deseas implementar en tu negocio. Es decir, facturador gratuito o proveedor autorizado calificado. Adicional, debes indicar el promedio de facturas que tu negocio emite, el tipo de receptor (es decir, el tipo de persona a la que le emites la factura), y el tipo de establecimiento (si es físico o virtual).

Un dato muy importante que debes conocer antes de enviar la solicitud es que debes tener actualizado los datos de terceros vinculados en la plataforma. Si el contribuyente no tiene guardado la información del representante legal, no podrás enviar la solicitud.

Anteriormente, esta solicitud debía ser aprobada por un funcionario de la DGI, lo cual tomaba un par de días. Ahora, la aprobación es inmediata si cumples con todos los requisitos. En el caso del facturador gratuito, este es el único paso que debes realizar para tener acceso a la plataforma. Por el contrario, en el caso de los que escojan el proveedor autorizado calificado, este es el primer paso para su implementación.

7. ¿Cómo funciona el facturador gratuito?

El facturador gratuito es una plataforma creada por la DGI para brindarle una opción de facturación electrónica a los contribuyentes sin costo; como lo dice su propio nombre, es totalmente gratuita. Para ingresar a esta plataforma puedes hacerlo desde la página web principal de la DGI, en donde encontrarás el icono en la parte superior derecha.

Si tu negocio es pequeño o no tiene un volumen sustancial de facturas diarias, esta opción puede ser conveniente para tu empresa. Esta plataforma está dirigida a los profesionales independientes, emprendedores, o pequeñas empresas que tengan la obligación de implementar facturación electrónica sin generarles un costo adicional a su presupuesto.

Un dato muy importante es que esta herramienta no puede ser integrada en otros sistemas. Esto quiere decir, que si tu empresa tiene la necesidad de centralizar las operaciones en un solo sistema, entonces esta plataforma no es para ti.

Con el facturador gratuito puedes registrar las transacciones básicas que se pueden generar en un negocio. Algunos ejemplos son: facturas de venta o prestación de servicios, notas de crédito o débitos, reembolsos, entre otros. Otro beneficio de esta plataforma es que puedes consultar no solo los documentos emitidos sino también los documentos recibidos. Por ejemplo, si haces una compra para tu negocio en un comercio en donde utilizan facturación electrónica, este documento inmediatamente se registra en esta base de datos. Lo que evita la engorrosa situación de no poder procesar la factura de papel porque se le borró la información o peor aún, que la perdiste.

Otro punto importante es que puedes descargar en Excel el resumen de lo facturado utilizando filtros según lo que requieras.

Para terminar, si tu empresa no genera más de 200 facturas al mes y los ingresos brutos no superan los B/1000,000.00, entonces puedes aplicar a esta opción.

Una vez enviada la solicitud de adopción de facturación electrónica, el contribuyente tiene un plazo máximo de 15 días calendario para aceptar los términos y condiciones establecidos e iniciar a facturar con esta plataforma. Lo recomendable es hacerlo tan pronto se tenga acceso al facturador gratuito para evitar que se te acumule facturas por registrar.

8. ¿Cómo funciona si es con un proveedor autorizado?

Si escogiste la opción de facturar a través de un proveedor autorizado calificado, hay tres pasos adicionales que debes completar para iniciar a facturar electrónicamente. Luego de enviada la solicitud de adopción de facturación electrónica bajo la modalidad de proveedor autorizado calificado, se debe completar una declaración jurada en donde se asigna un apoderado para retirar la firma electrónica para este propósito.

Una vez tengas esta declaración, deberás enviar una solicitud de firma electrónica a la Dirección Nacional de Firma Electrónica en Panamá. Por el momento, todos los certificados deben retirarse en sus oficinas ubicadas en Ciudad de Panamá. Por lo que si tu negocio está ubicado en el interior del país, deberás tomar en cuenta este detalle. El costo de esta solicitud es de B/.50.00 y el pago lo podrás realizar por ACH o directo en el Banco Nacional. Los requisitos que debes adjuntar con tu solicitud son: cédula del apoderado, declaración jurada, comprobante de pago, y certificación vigente emitida por el Registro Público (en el caso de personas jurídicas).

Si luego de revisar tu solicitud cumples con todos los requisitos, se te programará una cita en sus oficinas para que el apoderado retire los certificados en un USB cerrado en su empaque. Ojo con este detalle, ya que no puedes entregar un dispositivo abierto o usado. Por último, cuando tienes los certificados, deberás comunicarte con tu proveedor autorizado calificado. Actualmente, existen varias opciones en el mercado y cada proveedor tiene costos diferentes. Dependiendo el tipo de proveedor, el proceso de implementación de la facturación electrónica también puede variar. Pero en este último paso debes contar con la orientación de tu proveedor para que el sistema quede funcionando sin ningún tipo de problema.

9. ¿Cuándo tengo que implementar estos cambios en los métodos de facturación?

En la práctica, hay algunos contribuyentes que por la naturaleza de su actividad comercial ya deben estar facturando electrónicamente o deben tener actualizado su equipo fiscal con el dispositivo de comunicación. Sin embargo, hace poco la DGI emitió una resolución en donde se modifica el plazo para la implementación del sistema de facturación electrónica para algunas actividades específicas como por ejemplo las entidades financieras y bancos.

También se emitió un Decreto Ejecutivo en donde se establece u calendario para la implementación del uso de equipos fiscales autorizados y el sistema de facturación electrónica de Panamá.

Algunas de las actividades especiales que se contemplan en este calendario son hostales con menos de siete cuarto, actividades de arrendamiento de bienes inmuebles en los casos de personas naturales o jurídicas que administran sus propios bienes sin la intervención de terceras personas, transporte público de pasajeros internacional por vía terrestre, aérea o marítima, transporte público de pasajeros nacionales por vía aérea, entre otros. Si deseas conocer las fechas que aplican para estas actividades, te dejamos el enlace del decreto.

10. Beneficios de la Facturación Electrónica

• Reducción de costos y errores: este punto es uno de los más importantes para las empresas. Las empresas reducen el uso de papel, impresiones, y espacio de almacenamiento de documentos (libretas de facturas). Usualmente, las facturas en papel de ingresos, gastos, y costos se borran con el tiempo, dificultando el proceso de registro. Esto puede llevarnos a cometer errores sobre los montos o datos de la transacción. Con la factura electrónica, evitarían esta situación. Adicionalmente, se reducen gastos de impresión, mensajería, y almacenamiento.
• Transición a lo digital:el estado brinda a los comercios una opción innovadora y acorde a la transformación digital en la que ya nos encontramos. Lo cual permite la simplificación de los procesos administrativos porque la emisión de facturas no se convierte en un proceso tedioso o por ejemplo en los casos que requieras verificar la facturación de algún cliente, en especial, la localización de esa información es mucho más rápido y sencillo. Otro punto a favor de este método que aplica en la parte administrativa es que te permite tener un mejor control de los documentos emitidos o recibidos por la empresa.
• Mejorar procesos internos: otro beneficio de la facturación electrónica es que les permite a las empresas brindarle un mejor servicio a sus clientes. ¿Pero cómo es esto? Al emitirle facturas electrónicas a los clientes, estás colaborando con el proceso de registro y almacenamiento de tu cliente porque ese documento queda registrado en la base de datos de esa empresa que maneja la DGI para cada uno de sus contribuyentes. Es decir, que le estás ahorrando la tarea a tu cliente de digitalizar la factura.
• Agilizar el proceso de devolución de impuestos:se busca simplificar el proceso de declaración de impuestos en el futuro. Esto ayudaría a eliminar la presentación de informes y de anexos asociados a declaraciones de impuestos. También simplificará procesos de devolución de impuestos, entre otros.
• Seguridad:esto aplica sobre todo para los negocios que no tienen la obligación del uso de una impresora fiscal. Emitir una factura en una plataforma creada por la DGI les brindará mayor seguridad a los clientes. Este sistema permitirá contar con una mayor seguridad en sus datos, el almacenaje de estos datos, y al contar con la firma electrónica aprobada por el PAC contará con toda la validez legal.
• Impulsa el e-commerce:comercios que han habilitado las compras en línea, podrán enviarle la factura de forma inmediata y digital a sus clientes. Agilizando el proceso de compra y ofreciendo un mejor servicio al cliente.

Hay dos tipos de facturación fiscal en Panamá: electrónica y equipo fiscal. Debes identificar cuál de las dos opciones aplica en tu caso. Dependiendo el escenario de tu empresa, puede ser que tengas la opción de escoger o no.

Estos dos tipos de facturación fiscal en Panamá: electrónica y equipo fiscal, están vigentes y son los métodos autorizados por la DGI que aplica para las personas naturales y jurídicas que se contemple en la normativa panameña.

Si tienes alguna duda sobre el sistema de facturación de tu empresa, escríbenos. ¡Estamos para asesorarte en el proceso!