¿Necesito abrir una planilla en la CSS?
Si tienes un negocio y tienes pensado contratar a 1 o más colaboradores, seguramente te estás preguntando ¿necesito abrir una planilla en la CSS?
La respuesta a esa pregunta es sí. Una de las obligaciones que tienen las empresas con colaboradores es reportar el salario en la CSS. Esos colaboradores tienen el derecho de recibir su ficha que ahora se obtiene de forma digital. Si las empresas no cumplen con esta obligación pueden ser sancionadas. Veamos algunos puntos claves de esta obligación.
a. Trámite de inscripción en la CSS:
Se hace de manera presencial en la agencia de la Caja de Seguro Social.
Los requisitos para el trámite de inscripción de un empleador en la Caja de Seguro Social pueden variar dependiendo si es persona natural o jurídica. Veamos primero los requisitos para las personas naturales:
En el caso de la persona natural, se deberán presentar los siguientes documentos:
- El empleador debe haber iniciado operaciones con al menos un (1) trabajador.
- Presentar solicitud de Inscripción de Empleadores, completa y debidamente firmada.
- Entregar el Registro de Firma para procesos con la Caja de Seguro Social a través del Sistema de Ingresos y Prestaciones Económicas (SIPE), firmado por el Empleador.
- Facilitar el listado de los Empleados firmado por el representante legal, indicando la siguiente información:
Nombre completo
Número Seguro Social (si tiene)
Número de cédula
Salario
Fecha inicio de labores
cargo que desempeña
- Presentar poder notariado que autoriza la entrega de Sobre Confidencial. Este contiene el usuario y contraseña para descargar la Firma Digital. En caso tal que se presente una tercera persona a retirarlo debe presentar copia de su cédula como apoderado y del Representante Legal (legibles).
- Copia de cédula de identidad personal, pasaporte original vigente o carné de residente permanente.
- Registro Comercial, Aviso de Operación o Certificado de Idoneidad, en caso de ser necesario. Según la actividad que desarrolle.
- Declaración expresa del domicilio del establecimiento comercial y del propietario (anexar croquis).
- Recibo de servicios básicos que compruebe el domicilio del establecimiento o residencia del empleador.
- Copia del contrato de trabajo debidamente registrado de cada empleado que prestará el servicio. Esto según lo dispuesto en el artículo 67 del Código de Trabajo.
En el caso de la persona jurídica, deberá presentar los mismos requisitos, excepto el número 6 y 8. Los documentos adicionales que deberá presentar junto con los demás requisitos son los siguientes:
- Original y copia del pacto social y sus reformas.
- Entregar Certificación del Registro Público actualizada, con vigencia hasta de un (1) año. En este documento se debe indicar la conformación de la Junta Directiva, Representante Legal, si consta Poder General o Especial otorgado por la sociedad o autorización debidamente notariada, a favor de la persona que representará a la sociedad en los trámites administrativos.
- Original y copia de la cédula del Representante Legal, pasaporte vigente o carné de residente permanente.
Debes llevar original y copia para que te quede constancia de recibido. Para este trámite existe un período determinado tomando como base el inicio de la relación laboral. El empleador tiene máximo 6 días para hacer la inscripción, de lo contrario se generará una multa. Una vez el empleador tiene la información para ingresar al SIPE, debe cumplir con la obligación de la presentación y pago de la respectiva planilla.
b. Diferencia entre persona natural y jurídica: Una de las limitantes como persona natural es que como dueño no puedes aparecer en esa planilla. En ese caso, debes aplicar al seguro voluntario. Si es jurídica y eres uno de los dueños, sí puedes aparecer en esa planilla.
c. Plazo de presentación: Luego del mes vencido, el empleador tiene el mes siguiente para presentar su planilla en el sistema SIPE y pagar lo que le corresponda. De lo contrario, se le genera sanciones dependiendo el tiempo tardío.
d. Informe 03: debido a unas nuevas modificaciones, ahora los contribuyentes que reporten planilla ante la CSS deberán enviar el informe 03 a la DGI mensualmente. Anteriormente se hacía anualmente.
Si la empresa no tiene el personal para realizar el trámite en la Caja de Seguro Social, se recomienda se busque a un tercero para evitar multas. Si este es tu caso, escríbenos. Nosotros nos encargamos de este trámite por ti.
