Si eres un emprendedor o perteneces a la MIPYME no es necesario que seas un experto en contabilidad, pero sí es sumamente importante que tengas noción de los informes contables de tu empresa, como por ejemplo el balance general.
Para entender el rumbo financiero que tu empresa está tomando, debes contar con los informes contables. De esta forma podrás realizar presupuestos, proyecciones, conocer la liquidez o flujo de dinero de la empresa, entre otros datos.
Es cierto que debes buscar asesoría de un profesional idóneo y muchas veces delegar estas tareas. Lo ideal es que mensualmente puedas reunirte con tu contador y entender la información que te está brindando. O Inclusive, si cuentas con una contabilidad en la nube, puedas entender los números en tiempo real que te muestra el software contable.
En la contabilidad hay varios informes, pero los más comunes que todo empresario debe conocer son: balance general, estado de resultado, y flujo de caja.
En este artículo iniciaremos la explicación del primer informe: balance general.
- Definición
El balance general es como la columna vertebral de tu empresa. Anteriormente este informe contable era conocido como estado de situación, ya que te muestra la situación financiera de tu empresa.
¿Qué significa esto? En este informe contable podrás ver que tiene tu negocio, lo que debes, y el valor neto de las posesiones de tu empresa.
Usemos un ejemplo práctico para conocer el contenido que encontrarás en este tipo de informe contable básico.
MI CASITA S.A.
BALANCE GENERAL
31 DE DICIEMBRE DE 2020
ACTIVOS PASIVOS
Banco……….B/.1,000.00 Préstamo…….……………..B/.3,000.00
Mobiliario……………B/.5,000.00 Tarjeta de crédito………B/.1,000.00
Inventario…………..B/.2,000.00 Total………………………….B/.4,000.00
Total………….………….B/.8,000.00
PATRIMONIO
Capital…………………………….B/.2,000.00
Utilidades………………………B/.2,000.00
Total…………………………………B/.4,000.00
En la práctica un balance general puede lucir diferente, pero la información debe ser la misma. Siempre encontrarás activos, pasivos, y patrimonio de la empresa. Como su nombre lo indica, debe existir un balance entre estos elementos ya que el patrimonio es la diferencia entre los activos y los pasivos.
Debemos recordar que el contenido de este informe, es el resultado de los registros contables de la empresa que se hacen mensualmente. Si los registros no son correctos, el informe no estará balanceado. ¿Cómo me doy cuenta de esto? Un ejemplo de esta situación es la siguiente:
Usando el caso que mostramos arriba, digamos que en las utilidades se refleja un monto de B/.5,000.00 dólares. Si hacemos ese cambio y mantenemos todo igual arriba, el total del patrimonio sería B/.7,000.00 en vez de B/.4,000.00.
En ese caso hay un dinero que no se registró ni en los activos ni en los pasivos y por ende hay una deficiencia en los registros. Si al recibir el informe, te percatas de esta situación, lo indicado es que le preguntes al contador ¿por qué hay una diferencia de B/.3,000.00 dólares que descuadran el balance? Una posible respuesta a esta situación es que quizás hay alguna información que no le facilitaste al contador, y por ende no lo registró.
2. Contenido del Balance General
Lo importante es que sepas identificar los elementos de este informe y puedas hacerle preguntas a tu contador. Por eso te detallamos a continuación estos tres elementos:
- + Activos: Los activos son todos los bienes tangibles e intangibles con los que cuenta la empresa. Es decir, todos los recursos que puedan ser utilizados para sus operaciones. Algunos ejemplos de activos son: dinero, inventario, cuentas por cobrar, bienes, entre otros.
Un posible error que podemos cometer al momento de iniciar nuestro emprendimiento, es mezclar activos personales con los activos de la sociedad. Por ejemplo, si compro un apartamento para uso personal, no puedo decirle a mi contador que tome en consideración esa propiedad como un activo de la empresa.
Recordemos que, al momento de hacer la declaración jurada del impuesto sobre la renta, al calcular el impuesto de aviso de operación se toma en cuenta la diferencia de activos y pasivos. Si pasa el mínimo que es B/.100.00, esa diferencia se multiplica por 2.0%.
- – Pasivos: son todas las deudas y obligaciones que adquiera tu compañía. Los rubros que forman parte del pasivo de tu empresa son, por ejemplo, cuentas por pagar a proveedores, préstamos, entre otros.
Usemos un ejemplo para entender cómo reflejamos un pasivo en tu sistema contable.
La sociedad MI CASITA S.A. refleja un préstamo de B/.3,000.00 dólares. Ese dinero es considerado como parte del pasivo de tu empresa, ya que es un dinero que debes devolver al banco. Ahora bien, te preguntaras, ¿Cómo reflejo ese dinero?
En contabilidad existe una clasificación que llamamos cuentas. Una de esas cuentas principales se llama banco, la cual está compuesta por subcuentas, que te indicarán las diferentes cuentas bancarias que existen en tu empresa.
Inicialmente, ese monto de dinero lo registro como debito a la cuenta del banco XX y como crédito a una cuenta que llamaremos “cuenta por pagar préstamo.” Como todo préstamo, el banco asignará una letra que se compone de capital, intereses, y FECI. Por consiguiente, al momento de hacer el registro, debemos hacer el desglose usando las cuentas para que los números te cuadren en el informe.
No podemos registrar la totalidad de la letra a la cuenta por cobrar préstamo, porque cuando termines de pagar el préstamo habrá un desfase. Desde el punto de vista contable, los intereses bancarios y el FECI son gastos financieros. Estos rubros no son considerados cuentas por pagar.
- +Patrimonio: desde el punto de vista contable, es el resultado de activos menos pasivos. Es el capital real disponible de tu empresa, que se obtiene de esta operación matemática.
Otro error muy común es confundir patrimonio y activos. Veamos un ejemplo para ver la diferencia.
La sociedad MI CASITA S.A. refleja un patrimonio de B/.4,000.00 dólares. Si vemos el total de activos registrados – el total de pasivos registrados, la diferencia me da como total: B/.4,000.00. Es decir que si hay un balance.
3. Importancia del Balance General
Este informe contable es una herramienta elemental para tu empresa al momento de tomar decisiones. Como mencionamos anteriormente, este informe te muestra el estado financiero de tu empresa y por consiguiente, te permite hacer por ejemplo, proyecciones y presupuestos en caso que quieras invertir o expandir tu empresa. El balance general te muestra por ejemplo si tus activos son convertibles en dinero a corto o largo plazo, si tienes obligaciones a largo o corto plazo, entre otros datos que te ayudarán a tomar decisiones financieras estratégicas.
Si la empresa no es unipersonal, y está constituida por una sociedad que tiene accionistas, el balance general es un informe esencial para que los accionistas puedan conocer el estado financiero de la empresa de manera transparente. De esta manera se podrán informar sobre el manejo que se le está dando a su capital dentro de la empresa.
Este informe también suele ser solicitado por otras personas o entidades tales como bancos, proveedores que te otorgarán crédito de más de 30 días, entidades gubernamentales que tengan la competencia del tema fiscal, entre otros. Es decir, que por muy pequeña que sea tu empresa, es primordial iniciar un sistema contable, con registros que te permitan obtener informes como el balance general.
Si tienes un negocio que ha ido creciendo y no tienen registros contables, escríbenos. Nuestros contadores te pueden brindar toda la asesoría y servicios que necesitas. ¡Estamos para orientarte en el proceso!
