. ¿Dónde empezar para formalizar tu contabilidad?
Al iniciar un negocio, debes trabajar en un presupuesto para tener claro tus gastos fijos. Dentro de esos gastos fijos se debe encontrar los gastos relacionados con el manejo contable. Más que un gasto, la contabilidad es crucial para el éxito de tu negocio.
En ocasiones, los emprendedores cometen el error de no darle importancia a la contabilidad e inician operaciones sin ningún tipo de asesoramiento contable. A medida que van creciendo, lo hacen de manera desordenada hasta el punto del colapso.
Si estás en el grupo de empresarios que está por iniciar o ya está operativo y te identificas con esta pregunta, ¿dónde empezar para formalizar tu contabilidad? En este artículo encontrarás algunos de los puntos iniciales que son parte del proceso para formalizar tu contabilidad.
1. Asesoramiento
¿Dónde empezar para formalizar tu contabilidad? El primer paso que debes dar en el proceso de formalización de tu contabilidad es buscar la asesoría de un profesional idóneo. En este caso, el profesional es un Contador Público Autorizado (CPA). Este profesional tiene el conocimiento para brindarte un diagnóstico y las recomendaciones de dónde empezar para formalizar tu contabilidad. Si estás en este primer paso, nuestro equipo puede ofrecerte este tipo de asesoramiento. Es muy sencillo, puedes programar tu asesoría el día y hora que sea más conveniente para ti.
2. Programa contable
Una decisión que deberás tomar es la metodología de trabajo que sea más conveniente para tu negocio. Nos referimos al programa contable que usará tu empresa para procesar la información. Actualmente, hay dos opciones muy comunes: la primera es la forma tradicional, que consiste en trabajar en un programa de planta, ya sea que los instales en una computadora que tendrás disponible en una oficina de tu empresa o que sea un programa de planta que maneje tu contador. La segunda opción es aprovechar la tecnología y escoger un programa en la nube. De aquí nace lo que conocemos como la contabilidad en la nube. Si quieres conocer más sobre este tema y los beneficios puedes leer uno de nuestros artículos sobre la contabilidad en la nube.
Dos aliados al inicio del proceso de formalización de tu contabilidad son el contador y el programa contable que elijas.
3. Documentos de soporte
Uno de los principales errores que se comete es no pedir facturas o perderlas. Ahora, con la facturación electrónica, esto no debe ser un problema. Aprovecha en los comercios que la utilicen y despreocúpate de acumular papeles.
Pero si haces alguna compra en un comercio que no cuente con este sistema, entonces debes ser cuidadoso con ese documento. Preferiblemente, deberás digitalizarlo para no perder la información de la factura.
En todo negocio tendrás que destinar un monto inicial de inversión para que tu empresa empiece operaciones. El monto que se tenga que destinar puede variar. En algunos casos será menos que otro debido a la naturaleza de la actividad comercial o la forma operativa, por ejemplo. Lo que no tiene variación es el hecho que estas transacciones deben reflejarse en tu contabilidad, especialmente, si la forma operativa que escogiste es una persona jurídica.
Para poder hacer el registro de ese monto inicial, debes tener los documentos de soporte que son tus facturas. Por ejemplo, si tuviste que comprar maquinaria, mobiliario, o cualquier otro tipo de equipo que es necesario para iniciar operaciones, estos son activos que deben registrarse en el balance general de tu negocio. Adicionalmente, otro registro que se origina de esa factura que refleja la compra de ese equipo es la depreciación.
4. Información de las transacciones de gastos y compras
Siguiendo con el tema de los documentos de soporte para las transacciones de gastos y compras, hay un punto que no debes olvidar. Cuando pides tus facturas, estos documentos deben tener información básica que le permita al contador hacer los respectivos registros.
Puede darse la situación, que por el tipo de actividad o de contribuyente, la persona no tiene la obligación de usar facturación fiscal. O por desconocimiento, no está facturando sus ingresos. Sin embargo, tu empresa necesita reportar ese gasto.
Por ejemplo, tu negocio es un hostal que opera en el interior del país. Como parte de la operación del negocio, un técnico en mantenimiento te cobra por limpiar todos los aires acondicionados de los cuartos. El monto que le pagas es de $550.00 dólares. Cuando tu contador está conciliando el banco de la empresa ve la salida del dinero, pero no hay factura. El contador te pregunta por la información, pero resulta que esa persona ya no te brinda más el servicio y no tienes forma de localizarlo.
Esto no solo es un problema para los registros contables, sino también al momento de la preparación de la declaración de renta cuando debes reportar ese rubro de mantenimiento en el anexo. Es por ello, que es crucial solicitar facturas cada vez que pagas algo relacionado con tu negocio, y revisar si tiene la información básica exigida por la ley. En caso de que la persona no te entregue una factura, pídele su información personal, nombre o razón social e identificación.
5. Facturación fiscal
En el caso de las compras y los gastos ya mencionamos que los documentos de soporte son las facturas que deben solicitarle al proveedor al cual le están pagando. Pero, ¿qué sucede con los ingresos? En el caso de los ingresos de tu empresa, el documento de soporte puede variar según el tipo de facturación que escojas.
Si tu empresa está usando un equipo fiscal, tienes la obligación de emitir todos los días un reporte Z que refleja la venta total. Si eres de las empresas que escogieron facturación electrónica, entonces el documento de soporte es el comprobante auxiliar de factura electrónica que les envías o entregas a tus clientes.
Es muy importante que contemples el método de facturación que vas a implementar en tu empresa para evitar sanciones que afecten la liquidez de tu negocio. Si estás indeciso sobre este tema, asesórate con nuestro equipo a tiempo. Muchas veces por la falta de información se cometen errores que salen mucho más caro que los honorarios por una asesoría.
6. Inventario
Esto aplica para los negocios que se van a dedicar a la venta de productos. Al igual que la información sobre la inversión inicial, hay ocasiones en donde no se le da la relevancia que corresponde al inventario. El control de esta información debe darse desde un principio.
Por ejemplo, si tu empresa se dedica a la venta de accesorios, ya sea digital o en un establecimiento, debes tener claro el valor del inventario inicial y los demás costos para poder determinar el precio de tu producto.
Adicionalmente, una vez empiezas operaciones, al tener control de tu inventario puedes determinar cuáles son los productos más vendidos, las cantidades mínimas que debes manejar de cada producto, los productos que tienen menor demanda, entre otros datos. Implementar un sistema de control desde un principio sobre el inventario es crucial no solo en la contabilidad de tu empresa, sino también para un buen funcionamiento operativo.
7. Cuenta bancaria
No importa si tu negocio está operativo como persona natural o jurídica, no debes mezclar temas personales con transacciones de la empresa. ¿Por qué? Digamos que tienes una cuenta bancaria a título personal y por falta de tiempo no abriste una nueva para recibir los ingresos de tu negocio y hacer los pagos.
En esa misma cuenta recibes los ingresos de tu emprendimiento, pero también recibes un segundo ingreso que es tu salario. Desde esa misma cuenta haces pagos personales, de compras, y de gastos del negocio.
Pero resulta que después de un tiempo tienes problema con tu flujo para pagar tanto lo personal como lo del negocio. Luego de un análisis exhaustivo, te das cuenta de que tu negocio está en déficit y estás usando parte de tu salario para cubrir compras de inventario.
Es muy difícil que puedas controlar el flujo generado por tu negocio si tienes una mezcla como la que mencionamos en el párrafo anterior. Es decir, que uno de los pasos en la formalización de tu contabilidad es abrir una cuenta bancaria exclusivamente de la empresa.
8. Forma operativa de tu negocio
Otro paso en el proceso de formalización de tu contabilidad es determinar como vas a operar tu negocio. Una contabilidad de una persona natural no es igual a la de una persona jurídica. Y esto no significa que no apliquen los principios generales establecidos por la normativa doméstica e internacional.
Un ejemplo es el capital social de una empresa. En el caso de la sociedad anónima, por ejemplo, el capital social mínimo es de $10,000.00 dólares. Si decides operar tu negocio como persona natural, esta figura no aplica. En Panamá, con la implementación de una nueva ley que crea las sociedades de emprendimiento, le brindan la oportunidad a los emprendedores a operar su negocio usando una persona jurídica en donde sí existe la figura de socios y de capital social, el cual es un monto mínimo más bajo.
Cuando hablamos de diferencias en una contabilidad de una persona jurídica y una persona natural, nos referimos al análisis que se aplicará para crear las cuentas contables, para ciertas transacciones, y para la planificación fiscal. Recuerda que hay incentivos fiscales que aplican para la MIPYME, pero por ejemplo, en el caso de la renta, los porcentajes varían dependiendo si es natural o jurídica.
Estos son algunos puntos generales que aplican en el proceso de formalización de la contabilidad. Sin embargo, cada caso es único y debe recibir una orientación personalizada para que tu contabilidad se ajuste a lo que tu empresa necesita.
Si la pregunta, ¿dónde empezar para formalizar tu contabilidad?, te resuena porque llevas un negocio a ciegas, programa una asesoría con nuestro equipo.
